– Det nye intranet indeholder de vigtigste arbejdsgange. Medarbejderne kan for eksempel søge om kompensation, tilmelde sig udviklingssamtaler, indsende ansøgninger om forretningsrejser eller om ændring af beregningen af ​​det skattefrie minimum og meget mere, fortæller Thomas Lukk.

En anden væsentlig funktion er, at arbejdsgangene bag applikationerne er fuldstændig automatiske. Det betyder eksempelvis, at når en medarbejder indsender en ansøgning om refusion via intranettet, sendes oplysningerne automatisk til den fagansvarlige, som kan være en personalespecialist. Når han har godkendt ansøgningen, genereres en PDF-fil automatisk og sendes til den økonomiske partner, som udbetaler beløbet.

Arbejdsgange kan være mere komplekse. Hvis en afdeling eller et team oplever, at der er brug for en ny medarbejder, kan de ansøge via intranettet, og deres ansøgning vil blive videresendt til forskellige ledelsesniveauer til godkendelse. Når alle de nødvendige parter har givet deres samtykke til oprettelsen af ​​en ny stilling, vil ansøgningen automatisk gå til personaleafdelingen, så en reel søgning efter den nye medarbejder kan begynde.

Det nye intranet har fået bygget arbejdsgange til ind- og udslusning af medarbejdere. Det betyder, at når en ny person tiltræder, eller en medarbejder forlader virksomheden, oprettes de opgaver, der skal udføres, automatisk. Det kan være at give rettigheder, distribuere værktøjer, planlægge uddannelse og samle alt, hvad du skal bruge, når du forlader eller kommer til Magnetic Group. Samtidig kan medarbejderen via intranettet bekræfte, at alle nødvendige processer er gennemført i forbindelse med jobskiftet.

– Det er altid muligt at finde ud af, hvem der har godkendt en afgørelse og af hvilke grunde. Der er heller ingen grund til at frygte, at en tredjepart vil have adgang til informationsstrømmen – adgang til enhver anmodning eller andet dokument vil blive genereret automatisk på en need-to-know-basis, så snart emnet når frem til en bestemt persons skrivebord, siger Thomas Lukk.

En anden væsentlig forbedring er, at Magnetic Groups nye intranet er blevet meget mere brugervenligt. Tidligere måtte lederen, der skulle godkende applikationen, åbne og bekræfte både e-mail-anmodningen og den relaterede opgave. Takket være Power Automate ser han nu en knap i e-mail-vinduet, der giver ham mulighed for enten at godkende eller afvise forespørgslen. Tilsvarende giver nogle formularer udfyldt af medarbejdere nu mulighed for at lave mellemliggende arbejde for på et senere tidspunkt at indsende formularen.

– Det var selvfølgelig også nødvendigt at sikre, at al data-nesting på det gamle intranet blev overført til det nye. Da indholdet af nogle formularer ændrede sig, kom Powershell til undsætning, og med de scripts, vi lavede, var vi i stand til at placere indholdet af de gamle formularer på nye baser,” forklarer Thomas Lukk.

Uptimes projektleder glæder sig over, at Magnetic Groups nye intranet er blevet mere funktionelt, brugervenligt og fremtidssikret.

– Der er stadig plads til forbedringer med hensyn til fremtiden, men vi har taget et stort skridt fremad,” understreger Thomas Lukk.